Wie groß die Rechtsunsicherheit derzeit ist, zeigt ein Auszug aus dem Katalog der dringendsten Fragen, den tktVivax in dieser Woche an die Projektträger AteneKom und PwC mit Bitte um Klärung mit dem BMDV übermittelt hat:

Markterkundungsverfahren (MEV):

• Wie wird mit Markterkundungsverfahren umgegangen, deren Gültigkeit bis zur neuen Richtlinie sehr wahrscheinlich ablaufen? Der Ausschreibungsbeginn im 3.1- oder 3.2-Verfahren muss innerhalb von 15 Monaten nach Beendigung der Marktabfrage erfolgen. Dies ist jedoch auf Grund der Einstellung der Beantragungsmöglichkeit von 3.1- oder 3.2-Mitteln (Graue Flecken) nicht mehr möglich. Den ohne vorläufige Förderbescheide können die Antragsteller das Verfahren nicht eröffnen. Auch sind zurzeit die Portale diesbezüglich nur teilweise nutzbar.

• Wie wird mit Markterkundungsverfahren umgegangen, welche zwar noch innerhalb der Frist ihre Gültigkeit behalten, jedoch vor dem 1.11.2022 angestoßen bzw. abgeschlossen wurden? Können diese auch für die dunkelgrauen Flecken verwendet werden, da die Verwendung für die grauen Flecken ja nicht mehr möglich ist und die Aktualität ja noch gegeben ist? Oder verfallen diese und die Kosten, gehen unnütz zu Lasten des Steuerzahlers?

• Wie können durchgeführte Markterkundungsverfahren in den Portalen veröffentlicht werden? Die Portale der Projektträger sind teilweise seit Wochen nur eingeschränkt nutzbar und haben zudem teilweise technische Defizite, die z. B. das Hochladen von ergänzenden Daten aus den MEV nicht ermöglichen. Dies gilt auch für laufende Verfahren, wo ein Bewilligungsbescheid 3.1 oder 3.2 bereits vorliegen. Auch hier laufen zum Teil die Fristen bzw. die Gültigkeit der MEV aus.

• Können MEV, die nach dem 1.11.2022 gestartet werden, wie in der jetzigen Richtlinie verankert, für das dunkelgraue Fleckenprogramm verwendet werden? Wenn ja, warum können zurzeit keine Marktabfragen veröffentlicht und somit gestartet werden?

Förderbescheide 3.3 Beratungsleistungen Graue Flecken

• Können die bereits bewilligten Mittel für Beratungsleistungen (3.3 Förderung) entsprechend auch für das Dunkelgraue-Flecken-Programm verwendet werden, sofern diese noch nicht voll ausgeschöpft sind?
- Wenn ja, müssen hier Änderungsanträge gestellt werden
- Wenn nein, was müssen die Zuwendungsempfänger dann tun?

Antragstellungen Fördermittel für die Verfahren 3.1 oder 3.2 vor dem 17.10.2021

• Wie werden die Anträge, die vor dem 17.10.2022 weiterbearbeitet bzw. beschieden? Laut inoffiziellen Aussagen werden diese nun doch weiterbearbeitet, da sie als fristgerecht eingereicht gelten. Oder werden diese, wie aus anderen Quellen lautend, erst im Januar weiterbearbeitet bzw. dann beschieden.

• In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie damit umgegangen wird, wenn durch diese Verzögerungen die Ausschreibungen nicht gestartet werden können und somit die MEV ihre Gültigkeit verlieren. Das Verschulden liegt hier ja dann nicht beim Zuwendungsempfänger, sind aber die Leidtragenden, da die Verfahren trotz termingerechter Antragstellung dann eigentlich eingestellt werden müssen.

Bundesweite Potentialanalyse

• Laut Aussagen von diversen Stellen (BMDV im Juli letzten Jahres und von div. Ministerien der Länder vor wenigen Wochen) wird die Potentialanalyse nicht Basis dafür, ob eine Förderung eines Gebietes grundsätzlich überhaupt noch möglich ist oder nicht. Laut Aussagen von Breko wurde in einem Gespräch mit dem BMDV letzte Woche doch wieder die Potenzialanalyse als Bedingung und Endscheidungsgrundlage für eine grundsätzliche Förderfähigkeit genannt. Welche dieser Aussagen trifft nun zu?

• Wenn Letzteres der Fall ist, nach welchen Kriterien erfolgt zurzeit die Potentialanalyse? Diese müssten ja bekannt und theoretisch öffentlich zugänglich sein. Wenn diese zur Verfügung gestellt werden würden, können die Beratungsunternehmen zumindest unverbindlich die Kommunen darauf hinweisen, dass sie eher im Fördergebiet liegen oder eher nicht.

• Über den Verband Breko wurde veröffentlicht, dass der Anteil Weiße Flecken und Graue Flecken in Gebieten prozentual in die Potenzialanalyse einfließen. Wie ist das zu verstehen?

tktVivax ist als Umsetzungspartner in zahlreichen Glasfaserprojekten in ganz Deutschland aktiv und unterstützt Kommunen und Gebietskörperschaften ebenso wie Stadtwerke beim Ausbau der Glasfasernetze. Zudem hat das Unternehmen mit dem Arbeitskreis Glasfaser Deutschland (AK GAD) eine Plattform für den Erfahrungsaustausch und den Know-how-Transfer ins Leben gerufen, um die operative Umsetzung solcher Projekte zu erleichtern. „Sowohl unsere Kunden als auch die Mitglieder des AK-GAD sind durch diese absolut unüberlegte Entscheidung zutiefst verunsichert. Es steht zu befürchten, dass deswegen viele Projekte ausgebremst werden. Zumal gerade die Stadtwerke momentan wegen der Energiekrise ohnehin vielerorts den Glasfaserausbau aus Kostengründen auf den Prüfstand stellen“, berichtet Dirk Fieml. 

Bedarfsorientierte Förderung

tktVivax hatte schon im Juni dieses Jahres ein Konzept für die Umstellung der Förderung auf ein bedarfsorientiertes Modell vorgelegt. Damit könnten durch eine deutlich gezieltere Förderung die zur Verfügung stehenden Mittel effizienter eingesetzt und auf deutlich mehr Projekte verteilt werden. Über eine intelligente Kopplung mit dem eigenwirtschaftlichen Ausbau würden die Verfahren zudem verkürzt und der Ausbau beschleunigt. „Wir stellen unser Konzept dem BMVD gerne vor, denn auf dieser Basis hätten die vorgesehenen Fördermittel für dieses Jahr sicher ausgereicht“, so Fieml.

Mehr Informationen: https://www.tkt-vivax.de//kachelinhalt/tktvivax-bedarfsorientiert-fordern-statt-potenziale-analysieren

Die Potenzialanalysen könnten künftig zur Bewertung der Förderfähigkeit ganzer Adresscluster herangezogen werden. Der Bund hält sich hier noch bedeckt, ob die Potentialanalyse nur eine Informationsquelle sein soll oder eine Entscheidungsgrundlage für die Förderfähigkeit darstellt. Theoretische Ansätze, die darüber entscheiden, ob ein ganzes Gebiet oder Cluster wirtschaftlich oder unwirtschaftlich ist, sind gefährlich. Denn nur sehr selten ist immer ein ganzes Gebiet wirtschaftlich oder unwirtschaftlich.

Der schlimmste Konstruktionsfehler der sogenannten Potenzialanalyse ist das Abrücken von der Betrachtung einzelner Adresspunkte hin zur Analyse kompletter Cluster. Schon heute werden im eigenwirtschaftlichen Ausbau eigentlich nie 100 Prozent eines Gebiets eigenwirtschaftlich mit Glasfaser versorgt, weil es immer Adressen gibt, bei denen sich das absolut nicht lohnt. Heute greift hier die Förderung. Künftig kann das völlig anders aussehen. Sofern die Potentialanalyse als Grundlage für die Förderfähigkeit herangezogen wird (und das war so von der Koalition beabsichtigt), und ein Cluster als wirtschaftlich bewertet wird, kann es für die nächsten Jahre aus der Förderung herausfallen. Je nachdem, wie sich dann aber die tatsächliche Realität vor Ort darstellt, werden Investoren entscheiden, ob sich der vollflächige Ausbau für sie rechnet oder nicht. Das kann zur Folge haben, dass bestenfalls Teile des Gebietes erschlossen werden. Die übrigen Adresspunkte erhalten keine Förderung, weil sie – dumm gelaufen – in einem wirtschaftlich eingestuften Cluster liegen. Grund für die vorgesehene Regelung ist eine gezieltere Förderung als in der Vergangenheit, da die Fördermittel bei Bund und vor allem bei den Ländern weniger werden. So steht z. B. Sachsen-Anhalt gerade einmal 120 Mio. EUR für ein ganzes Jahr für den geförderten Ausbau zur Verfügung.

Die gezielte Vergabe von Fördermittel ist zu begrüßen, schließlich handelt es sich um Steuergelder. Der Schlüssel für ein gezielteres Verfahren ist jedoch, dass zukünftig endlich bedarfsorientiert gefördert wird. In der Vergangenheit wurde jeder Adresspunkt gefördert, der unterversorgt war und ein Marktversagen bescheinigt wurde, egal ob dort ein Breitbandanschluss notwendig war oder nicht. Daher sollte es die verpflichtende Einführung eines Interessenbekundungsverfahrens geben, z. B. über ein „Bürgerportal“. Dieses Bürgerportal würde online geschaltet, sobald die Kommune, der Landkreis oder das kommunale Unternehmen die Markterkundung durchführt. Schon zu diesem Zeitpunkt kann das Portal offensiv beworben werden, damit Bürger ihr Interesse bekunden können, dass sie einen schnellen Glasfaseranschluss benötigen, ohne dass dies bereits verpflichtend wäre. Auf diesem Wege wäre es möglich, den tatsächlichen Bedarf bereits sehr früh im Verfahren zu ermitteln. Daneben werden weitere relevante Informationen abgefragt, die später benötigt werden, etwa zur bestehenden und benötigten Bandbreite. Zusätzlich kann so die schlechte Datenbasis bezüglich der Adresspunkte validiert werden, da jeder Bürger/Gewerbetreibende oder Unternehmen die Möglichkeit hat, zu überprüfen, ob seine Adresse überhaupt bei der Betrachtung berücksichtig wurde. Die derzeitigen Adressdaten sind i.d. R. überaltert und stimmen insbesondere bei den sozioökonomischen Adressen nicht, wie jüngst wieder in vielen Projekten festgestellt wurde. 

Parallel sollte die Kommune ein Interessensbekundungsverfahren für den eigenwirtschaftlichen Ausbau starten und aktiv am Markt einen Anbieter für den eigenwirtschaftlichen Ausbau suchen. Findet sich ein privatwirtschaftliches Unternehmen, das hier aktiv werden möchte, verpflichtet es sich in diesem Zusammenhang, kurzfristig in die Vorvermarktung zu gehen. Die Erfolge aus der Interessenbekundung im Bürgerportal, die Ergebnisse der Markterkundung und der Erfolge aus der Vorvermarktung werden miteinander verschnitten. Das Ergebnis ist ein relativ genaues Bild, wo sich ein eigenwirtschaftlicher Ausbau lohnt und wo Förderung nötig ist. Und vor allem – wo auch ein Bedarf ist! 

Die Kommune, der Landkreis oder das Stadtwerk könnte so nun ganz gezielt die Förderung für alle unterversorgten und unwirtschaftlichen Adressen beantragen, bei denen der Bedarf bereits über die Meldung im Portal oder durch einen Vorvertrag mit dem Partner nachgewiesen ist. Auf dieser Basis könnte die Kommune auch in die Ausschreibung des geförderten Ausbaus gehen, wobei der Kooperationspartner, der die Vorvermarktung durchgeführt hat, zur Teilnahme am geförderten Vergabeverfahren verpflichtet wird.  Grundsätzlich sollte es möglich sein, sofort mit dem eigenwirtschaftlichen Ausbau zu starten. Die Erschließung der geförderten Anschlüsse erfolgt, sobald die Vergabe durchgeführt und ein endgültiger Förderbescheid genehmigt wurde.

Dass sich der Glasfaserausbau auf diese Weise deutlich beschleunigen lässt, zeigen Erfahrungen, die tktVivax Group in verschiedenen Projekten gewinnen konnte, in denen wir dieses Vorgehen umgesetzt haben – soweit es heute schon rechtlich möglich ist. Dies funktioniert sowohl im Kleinen wie bei den Stadtwerken Lauterbach als auch im Großen wie in der Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken. Hier konnte der Netzausbau vielerorts kurzfristig und eigenwirtschaftlich gestartet werden, ohne sich irgendwelche Fördermittel zu verbauen. Der Zeitgewinn ist enorm, vor allem im Vergleich zu den vielen Projekten, in denen zunächst auf eine Maximierung der Fördermittel geachtet wurde, bevor es überhaupt an den Netzbau ging. 

Dieses Vorgehensmodell beschleunigt den Glasfaserausbau aber nicht nur, es führt am Ende auch dazu, dass enorme Fördermittel eingespart werden können. Denn die frühzeitige Bedarfsermittlung und Vorvermarktung führt in der Regel dazu, dass der eigenwirtschaftliche Ausbau deutlich attraktiver wird und breiter erfolgt als in Projekten, die erst nach Eingang des Förderbescheids gestartet werden und anschließend eigenwirtschaftlich mitverlegt wird (was aus heutiger Sicht die Regel ist). Damit ist ein solcher bedarfsorientierter Glasfaserausbau auch volkswirtschaftlich gesehen die beste Alternative. Zumal, wenn das Konzept auch vom Gesetzgeber befürwortet und unterstützt würde. 

Neben der Potenzialanalyse, die viel Geld kostet, sollte aber auch das Gigabit-Grundbuch schnellstmöglich beerdigt werden. Dort wird künftig flächendeckend jährlich der Stand des Ausbaus digital zur Verfügung stehen. Das ist zwar gut gemeint, wird aber sicher erst in einigen Jahren realisiert werden können. Gründe sind der immense Aufwand und vor allem die nicht durchgängige Digitalisierung von Daten und deren Qualität. Für ein solches Gigabit-Grundbuch müssten so ebenfalls erhebliche Steuergelder für ein Ergebnis investiert werden, das zur schnellen Umsetzung der Digitalisierung von Deutschland nichts beiträgt, maximal den jeweiligen Stand dokumentiert. Zielführender ist dagegen die Digitalisierung der Genehmigungsprozesse im Förderverfahren, wie sie ebenfalls vom BMDV angestrebt wird. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass diese Prozesse im Bund und in den Ländern einheitlich standardisiert werden.

Auch die alternativen Verlegemethoden sind kritisch zu betrachten. Denn werden sie überall und unbedacht angewandt, kann man nicht mehr von Versorgungssicherheit im Breitbandnetz sprechen. Das gilt für die unterirdische und noch mehr für die oberirdische Verlegung. Denn unter dem Boden muss sichergestellt sein, dass die zufällige Zerstörung der Leitungen durch spätere Baumaßnahmen an Gehwegen oder bei der Erneuerung bzw. Reparatur tieferliegender Strom- Gas- oder Wasserleitungen ausgeschlossen wird. Und wer Glasfaserkabel auf Holzpfählen durch die Landschaft führt, muss schlichtweg damit rechnen, dass diese Leitung im Laufe der Jahre mehrfach ersetzt werden muss. Denn wird das Kabel abgerissen, sei es durch ein Unwetter oder einen Unfall, kann es nicht einfach wie ein Stromkabel geflickt werden. Denn die Leitung enthalten viele haarfeine Glasfasern, die unmöglich an der Stelle wieder miteinander verbunden werden können. Dies bedeutet, dass die Versorgungssicherheit bei vielen abgelegenen Kommunen stark gefährdet ist. Diese wird aber zunehmend enorm wichtig, betrachtet man den wachsenden IoT-Markt. Die Liste von Anwendungen ist lang, die auf eine zuverlässige Internetversorgung aufbauen, zum Beispiel die Seniorenbetreuung, Sicherheitseinrichtungen, etc.

Fazit
Schneller Ausbau der Glasfaserinfrastruktur? Ja – aber nicht auf Kosten ganzer Regionen und zu Lasten instabiler und nicht zukunftsfähiger Netze.
 

Die Weichen für den Erfolg eines Glasfaserprojektes werden schon bei der Auswahl des Beratungspartners gestellt. Denn nicht jedes Ingenieurbüro, das sich mit allgemeinen Infrastrukturprojekten beschäftigt, bringt die notwendige Spezial-Expertise für ein Glasfasernetz mit. Entsprechend sollten schon bei der Vorauswahl die spezifische Ausbildung der Teammitglieder sowie die einschlägigen Erfahrungen aus Referenzprojekten abgefragt werden. Zudem ist der Planungsprozess zwar naturgemäß der allererste Kostenfaktor eines Ausbauprojekts, dennoch müssen an dieser Stelle bereits die Folgekosten bedacht werden. In anderen Worten: Es bringt deswegen wenig, wenn ein Einkäufer schon in dieser Phase ausschließlich auf den Preis achtet – im Gegenteil.

Für die Planung eines Glasfasernetzes stehen heute auf dem Markt ganz unterschiedliche IT-Werkzeuge zur Verfügung. Der Vorteil: Der Planungsprozess wird enorm beschleunigt. Doch abhängig von der Qualität des Inputs ist das Ergebnis oft sehr ungenau. Aber auch eine rein „händische“ Planung bringt meist nicht das beste Ergebnis. Denn abgesehen von dem hohen Aufwand, der damit verbunden ist, werden im manuellen Planungsprozess nicht selten Optimierungspotenziale übersehen, die eine Software-Lösung automatisch berücksichtigt, etwa bei der Trassenführung. Deswegen empfiehlt es sich, immer in zwei Schritten vorzugehen. Das Ergebnis einer softwaregestützten Planung sollte immer manuell ergänzt und angereichert werden. Neben möglichen Unstimmigkeiten bei der Trassenführung können an dieser Stelle beispielsweise auch bereits so genannte „vergessene Adressen“ identifiziert werden. Das sind Hausanschlüsse, die aus ganz unterschiedlichen Gründen in den benutzten Datenbanken fehlen. Etwa weil das kartografische Material fehlerhaft aufgearbeitet wurde, falsche vorhandene Bandbreiten hinterlegt sind oder weil das Haus gar keine Straßenadresse hat, was oft bei Aussiedlerhöfen oder nachträglichen Grundstücksbebauungen der Fall ist. Darüber hinaus kann das Faser- und Materialkonzept bei einem solchen Hybriden Vorgehen optimal an die jeweiligen Gegebenheiten vor Ort angepasst werden. Dabei gilt es sich natürlich auch an den Vorgaben des Bundes und der Länder zu orientieren, denn die Einhaltung ist eine zentrale Bedingung für die Förderfähigkeit eines Projekts. 

Zu beachten ist dabei, dass sich nicht jedes IT-Programm gleich gut für die Planung eignet. Deswegen ist hier immer zu hinterfragen, welche Software-Lösung vom Planungspartner eingesetzt wird. Die entsprechende Dokumentation sollte ebenfalls Teil des Qualitätsmanagements sein, das ein Beratungspartner mitbringen muss. Auch dies sollte bereits bei der Auswahl berücksichtig werden.

Grundsätzlich wird im Prozess zwischen Struktur-/Masterplanung, Grobplanung, Feinplanung und Ausführungs- bzw. Genehmigungsplanung unterschieden. Die Masterplanung soll lediglich ausreichend Informationen für die Entscheidung liefern, ob sich ein Vorhaben lohnt oder nicht. Hier reicht ein rein IT-gestütztes Verfahren meist aus. Bei der Grobplanung sind die Anforderungen in der Regel schon höher, denn die hieraus resultierenden Materiallisten sowie Massen und Mengen werden erfahrungsgemäß  bereits für das Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung herangezogen. Die Feinplanung schließlich wird schon dem Tiefbauer an die Hand gegeben. In der Ausführungsplanung kommt dann eine detaillierte Sicht auf Besonderheiten in der Trassenführung, technische Vorgaben für die Verlegung, Strassen- oder Gleisquerungen etc. hinzu. 

Dabei kommt es auch stark darauf an, ob die Planung vom Auftraggeber an ein unabhängiges Ingenieurbüro oder an einen Generalunternehmer, sprich: an das Tiefbauunternehmen übergeben wird. Letzteres wird in der Regel danach trachten, die Ausführung in seinem Sinne zu optimieren. Also beispielweise Trassenquerungen zu vermeiden oder Leitungen im Freiland statt unter dem Gehweg zu verlegen.  Schließt man dazu womöglich einen Vertrag ab, der auf Meterbasis abgerechnet wird, sind höhere Kosten quasi unvermeidbar.

Besser ist es, die Planung von einem unabhängigen Beratungspartner umsetzen zu lassen. Dabei sollte die Feinplanung durchaus ein enges Korsett für die Ausführung schnüren. Das ist auch im Sinne des Tiefbauers. Denn je weniger Spielraum er hat, desto genauer kann er das Projekt kalkulieren. Zum einen wird so das Abschließen eines Pauschalpreises statt einer meterbasierten Abrechnung vereinfacht. Zum anderen werden auch die Risiken für den Tiefbauer minimiert und die Ausschreibung vereinfacht. Je ungenauer die Vorgaben in einer Ausschreibung sind, desto teurer bietet ein Tiefbauer an, da er dann üblicherweise einen Risikoaufschlag mit einkalkuliert. Wenn er sich überhaupt bewirbt. Schließlich herrscht auf dem Markt derzeit kein Mangel an Ausschreibungen, sondern eher an den ausführenden Firmen.
 

Der Planungsprozess ist mit dem Baubeginn keineswegs abgeschlossen. Deswegen sollte man bei der Auswahl des Planungspartners darauf achten, dass er in der Lage ist, den Netzausbau auch während der Umsetzung zu begleiten. Denn in jedem Projekt kommt es zu unvorhersehbaren Vorfällen. Mal kann die Glasfaser nicht wie geplant im Gehweg verlegt werden, weil der Untergrund bereits „voll“ von Leistungen ist, ein anderes Mal stehen vorhandene Bebauungen einer Trassenquerung im Wege. In diesem Falle ist es entscheidend, dass der Planungspartner schnell vor Ort ist und die Planung entsprechend anpasst. Vor allem im geförderten Ausbau ist das von entscheidender Bedeutung. Werden hier durch Abweichungen während der Umsetzung plötzlich Formalien nicht mehr eingehalten, die Voraussetzung für eine Förderfähigkeit sind, besteht das akute Risiko, ganz aus der Förderung zu fallen. Und das ist bei den in der Regel im zweistelligen Millionenbereich liegenden Investitionskosten ein absolut nicht tragbares Risiko.

„Wird der Fokus auf den Ausbau von Flächen gelegt, besteht die Gefahr, das ganze Regionen abgehängt werden, weil ihnen die Förderfähigkeit abgesprochen wird, sich der eigenwirtschaftliche Ausbau aber nur in Teilbereichen lohnt“, erläutert Dirk Fieml, CEO der tktVivax Group und Vorsitzender des Arbeitskreis Glasfaser Deutschland AK GAD. Er empfiehlt gleichzeitig, die Digitalisierung des Förderverfahren schnell voranzutreiben und dabei auf die Standardisierung der Verfahren von Bund und Ländern zu achten. Das Digitale Grundbuch ist aus Sicht von tktVivax jedoch ungeeignet, den Breitbandausbau zu beschleunigen. „Bis dieses zentrale Digitale Grundbuch funktioniert, vergehen Jahre. Denn bislang fehlt es an der notwendigen Datenbasis und den Standards, um automatisiert die jeweils aktuellen Daten aus den Kommunen und Ländern zusammenzuführen“, begründet Dirk Fieml den Vorstoß.

Im Rahmen der bedarfsorientierten Förderung sollte es die verpflichtende Einführung eines Interessenbekundungsverfahrens geben, z. B. über ein „Bürgerportal“. Dieses Bürgerportal wird online geschaltet, sobald die Kommune, der Landkreis oder das Stadtwerk einen 3.3-Förderantrag angeschoben hat, um die Fördermittel für die Beratung zu erhalten, und die Markter-kundung durchgeführt wird. Schon zu diesem Zeitpunkt wird das Portal offensiv beworben, damit Bürger ihr Interesse bekunden können, dass sie einen schnellen Glasfaseranschluss benötigen, ohne dass dies bereits verpflichtend wäre. Auf diesem Wege ist es möglich, den tatsächlichen Bedarf bereits sehr früh im Verfahren zu ermitteln. Daneben werden weitere rele-vante Informationen abgefragt, die später benötigt werden, etwa zur bestehenden und benötigten Bandbreite. Parallel dazu startet die Kommune ein Interessensbekundungsverfahren für den eigenwirtschaftlichen Ausbau. Findet sich ein privatwirtschaftliches Unternehmen, das hier aktiv werden möchte, verpflichtet es sich in diesem Zusammenhang, kurzfristig in die Vorvermarktung zu gehen. Die Erfolge aus der Interessenbekundung im Bür-gerportal sowie die Ergebnisse der Markterkundung und der Vorvermarktung werden miteinander verschnitten. Das Ergebnis ist ein relativ genaues Bild, wo sich ein eigenwirtschaftlicher Ausbau lohnt und wo Förderung nötig ist. Und vor allem – wo auch ein Bedarf ist! 

Die Kommune, der Landkreis oder das Stadtwerk kann nun ganz gezielt die Förderung für alle unterversorgten und unwirtschaftlichen Adressen bean-tragen, bei denen der Bedarf ebenfalls bereits über die Meldung im Portal oder durch einen Vorvertrag mit dem Partner nachgewiesen ist. Auf dieser Basis kann die Kommune auch in die Ausschreibung des geförderten Ausbaus gehen, wobei der Kooperationspartner, der die Vorvermarktung durchgeführt hat, zur Teilnahme am geförderten Vergabeverfahren verpflichtet wird.  Grundsätzlich ist es möglich, sofort mit dem eigenwirtschaftlichen Ausbau loszulegen, ohne dass die Förderung schon genehmigt sein muss. Die Erschließung der geförderten Anschlüsse folgt, sobald die Mittel genehmigt wurden.

Man liest immer wieder, dass die Fördermittel nicht ausgeschöpft werden und dass der Breitbandausbau schneller gehen könnte. Woran liegt das?

Zunächst muss man hier feststellen, dass die Förderverfahren sehr langwierig sind und sich teilweise über zwei, drei Jahre erstrecken. Das bedeutet, dass vielerorts die Anträge in Vorbereitung oder auch gestellt sind, aber eben noch nicht bewilligt wurden. Rechnet man das ein, entsteht ein realistischeres Bild der Lage.

Was können Kommunen tun, um schneller voranzukommen?

Sie sollte in jedem Fall nicht nur auf die Fördermittel setzen, sondern auch den eigenwirtschaftlichen Ausbau vorantreiben. Beides muss sich ergänzen. Im Rahmen der 3.3-er Förderung des Bundes sollte jede Kommune untersuchen, was förderfähig wäre und was nicht. Gleichzeitig lohnt es sich bereits in dieser Phase, mit Investoren zu sprechen, ob es Interesse gibt, sich in der jeweiligen Region eigenwirtschaftlich zu betätigen. Hier ändert sich der Markt derzeit massiv, weil viele Investoren vor allem auch aus dem Ausland den deutschen Breitbandausbau als Chance begreifen und teilweise Summen im hohen Millionenbereich investieren wollen. So besteht die Möglichkeit, schnell mit dem eigenwirtschaftlichen Ausbau zu starten weil man hier kein langwieriges Verfahren durchlaufen muss und die benötigten Fördermittel nur dort zu beantragen, wo keine Ausbauzusagen von möglichen Investoren bestehen. Die Gebäude, bei denen sich eine wirtschaftliche Erschließung nicht darstellen lässt, können dann im Zuge des geförderten Ausbaus erschlossen werden.

Bis zu 90 Prozent der Kosten eines Glasfasernetzes entfallen auf den Tiefbau, die Montage und das verwendete Material. Was ist zu beachten, um hier die Kosten im Griff zu behalten?

Die Weichen für den Erfolg eines Glasfaserprojektes werden schon bei der Auswahl des Beratungspartners gestellt. Denn nicht jedes Ingenieurbüro, das sich mit allgemeinen Infrastrukturprojekten beschäftigt, bringt die notwendige Spezial-Expertise für ein Glasfasernetz mit. Zudem ist der Planungsprozess zwar naturgemäß der allererste Kostenfaktor eines Ausbauprojekts, dennoch müssen an dieser Stelle bereits die Folgekosten bedacht werden. In anderen Worten: Es bringt wenig, wenn ein Einkäufer schon in dieser Phase ausschließlich auf den Preis achtet – im Gegenteil. Wichtig ist auch, dass man sich nicht ausschließlich auf die IT verlässt. Zwar wird der Planungsprozess damit enorm beschleunigt. Doch abhängig von der Qualität des Inputs ist das Ergebnis oft sehr ungenau. Das Ergebnis einer softwaregestützten Planung sollte immer manuell ergänzt und angereichert werden. Neben möglichen Unstimmigkeiten bei der Trassenführung können an dieser Stelle beispielsweise auch bereits sogenannte „vergessene Adressen“ identifiziert werden. 

Was verbirgt sich hinter diesen Adressen?

Das sind Hausanschlüsse, die aus ganz unterschiedlichen Gründen in den benutzten Datenbanken fehlen. Etwa weil das kartografische Material fehlerhaft aufgearbeitet wurde, falsche vorhandene Bandbreiten hinterlegt sind oder weil das Haus gar keine Straßenadresse hat, was oft bei Aussiedlerhöfen oder nachträglichen Grundstücksbebauungen der Fall ist. Aber auch die digital vorliegenden Daten selbst, wie etwa die des Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystem ALKIS, können durchaus fehlerhaft oder unvollständig sein. Die Ursache dafür liegt in unserem föderalen System. Denn die erste Erfassung erfolgt immer auf der untersten, also der kommunalen Ebene. Bis diese dann beim Bundesamt für Geodäsie ankommen, kann viel Zeit vergehen. Dies liefert aber die Datenbasis für das Markterkundungsverfahren. Das führt nicht selten dazu, dass den Projektträgern nicht der aktuelle Stand als Planungsbasis zur Verfügung steht. Das Problem ist, dass „vergessene Adressen“ nachträglich anzuschließen oft nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. Gleichzeitig ist der Ärger dann groß und vor allem öffentlich, weil sich die Betroffenen ja in der Regel lautstark und vielfach über die Presse zu Wort melden. Deswegen sollte man beispielsweise ein eigenes Internetportal für das Breitbandprojekt aufbauen, über die Adressen aktiv abgefragt werden. Mit Unterstützung der tktVivax-Tochter Vivax Solution konnten wir dieses Verfahren bereits in unterschiedlichen Projekten implementieren. In einem solchen Portal können die Anfragen der Bürgerinnen und Bürger automatisiert mit der für das Förderverfahren eingereichten Adressliste abgeglichen wird.

Wie kann man sonstige Kostenfallen vermeiden?

Man sollte die Planung von einem unabhängigen Beratungspartner umsetzen lassen. Dabei sollte schon die Feinplanung ein enges Korsett für die Ausführung schnüren. Das ist auch im Sinne des Tiefbauers. Denn je weniger Spielraum er hat, desto genauer kann er das Projekt kalkulieren. Je ungenauer die Vorgaben in einer Ausschreibung sind, desto teurer bietet ein Tiefbauer an, da er dann üblicherweise einen Risikoaufschlag mit einkalkuliert. Man sollte zudem darauf achten, dass der Planungspartner in der Lage ist, den Netzausbau auch während der Umsetzung zu begleiten. Denn in jedem Projekt kommt es zu unvorhersehbaren Vorfällen. Mal kann die Glasfaser nicht wie geplant im Gehweg verlegt werden, weil der Untergrund bereits „voll“ von Leitungen ist, ein anderes Mal stehen vorhandene Bebauungen einer Trassenquerung im Wege. In diesem Falle ist es entscheidend, dass der Planungspartner schnell vor Ort ist und die Planung entsprechend anpasst. Vor allem im geförderten Ausbau ist das von entscheidender Bedeutung. Werden hier durch Abweichungen während der Umsetzung plötzlich Formalien nicht mehr eingehalten, die Voraussetzung für eine Förderfähigkeit sind, besteht das akute Risiko, ganz aus der Förderung zu fallen. Und das ist bei den in der Regel im zweistelligen Millionenbereich liegenden Investitionskosten ein absolut nicht tragbares Risiko.
 

Ist eine bestimmte Mindestanzahl von Produktverträgen und damit die Mindestquote erreicht, lohnt sich der Ausbau wirtschaftlich und eine Ausbauentscheidung kann getroffen werden. Die Vorvermarktungsphase ist somit der eigentliche Start eines Glasfaser Roll-Outs. Sie dauert in der Regel drei bis vier Monate und beinhaltet einen kostenlosen oder stark vergünstigten Hausanschluss. Marktübliche Vorvermarktungsquoten liegen zwischen 20 und 40 Prozent der potenziellen Haushalts- und Gewerbekunden. Im Gegensatz dazu gibt es eine Push-Vermarktung, in der alle Gebäude erschlossen werden, welche einem Glasfaseranschluss zustimmen. Die gesamte Take-up-Rate beim Glasfaseranschluss in Deutschland liegt derzeit bei 43 Prozent (Breko, Marktanalyse 2021). 

Erfolgreiche Projekte zeigen, dass eine clusterweise Vorvermarktung vorteilhaft ist. So können Bürger gezielter informiert sowie ein möglichst konkreter Ausbauhorizont kommuniziert werden. Aus unserer Umsetzungserfahrung hierzu ist jedoch zuvor eine Clusteranalyse nötig, welche die Ausbaureihenfolge der geplanten Cluster ermittelt. Ein Cluster ist ein Ausbaugebiet, welches aus technischen, geographischen, vertrieblichen und wirtschaftlichen Aspekten eine möglichst sinnvolle Einheit für Ausbau und Betrieb bildet. In einer Business-Case-Betrachtung können anschließend die Mindestvermarktungsquoten – eine notwendige Take-up-Rate - für die jeweiligen Gebiete berechnet werden, um eine Gesamtwirtschaftlichkeit des Projekts gestalten zu können. Denn je nach Gebiet können die Oberflächenbeschaffenheit, Besiedlungsdichte und Vertriebspotenzial unterschiedliche Investitionen nötig machen, mit entsprechenden Folgen für die Wirtschaftlichkeit. Solche Clusteranalysen oder auch die Vorvermarktung sind natürlich nicht zum Nulltarif zu haben, amortisieren sich aber durch eine höhere Netzauslastung in der Regel bereits zu Beginn des Roll-outs.
Aus unserer Erfahrung heraus muss jedoch noch ein Punkt beachtet werden: Cluster mit günstigen Topologien und einer besseren Wirtschaftlichkeit können wirtschaftlich grenzwertige Gebiete durch eine erfolgreiche Vorvermarktung tragen, so dass dennoch ein breitflächiger Ausbau und ein wirtschaftlicher Betrieb in der gesamten Fläche möglich wird. Mit Hilfe einer solchen Mischkalkulation und einer Aufnahme von teilweise weniger wirtschaftlichen Teilgebieten – hin zu großflächiger betrachteten Clustern – kann eine höhere Anschlussquote erzielt werden.  

Wir empfehlen eine Vorvermarktung, da sie als ein wichtiges Instrument zur Absicherung des Investitionsrisikos dienen kann, mit dem die Nachfrage schon im Vorfeld erhöht wird. Zwar benötigt eine Vorvermarktung immer Zeit, der Bau verzögert sich somit entsprechend. Dafür spricht jedoch, dass schon zum Projektstart viele Kunden auf dem Netz sind, die die hohen Fixkosten – gerade zu Beginn – decken können. Zudem besteht immer die Gefahr, dass Wettbewerber im selben Gebiet während der Bauzeit einen parallelen Ausbau starten, der das Kundenpotential ohne die entsprechende Absicherung verringern würde. Besonders aus vertrieblicher Sicht ist deswegen eine hohe Präsenz im Rahmen der Vorvermarktung sinnvoll. Aktivitäten vor Ort durch Door-to-Door-Vertriebsmitarbeiter, Townhall-Meetings, Außenwerbung und andere Maßnahmen erzeugen wichtige Multiplikator-Effekte.  Dabei sollte nicht nur Aufmerksamkeit geschaffen, sondern auch die Notwendigkeit des Ausbaus erklärt und die Bürger von der Glasfaser überzeugt werden. Besonders Stadtwerke und Energieversorger können bei einer Vorvermarktung Zusatzpotenziale schaffen, insbesondere durch Cross-Selling-Aktivitäten, wie etwa Kundenboni, die Koppelung mit Stromverträgen oder anderen Angeboten.

Gegen eine Vorvermarktung könnte sprechen, dass die Cluster aufgrund des Nichterreichens der Mindestquote nicht ausgebaut werden. Erreichen jedoch einzelne Cluster die Quote nicht auf Anhieb, empfehlen wir eine Wiederholung der Vorvermarktung beispielsweise nach zwei Jahren, da sich das Meinungsbild der Bürger bei einem Ausbau benachbarter Cluster oftmals grundsätzlich ändert. Des Weiteren kann bei Nichterreichen der vorgegebenen Quote auch mit der Kommune in Verhandlung getreten werden. Durch die Kombination aus eigenwirtschaftlichem Ausbau und Fördermitteln kann so die Wirtschaftlichkeit auch bei einer geringeren Quote hergestellt werden.

Nach Abschluss der Vorvermarktungsphase sollte ohne weitere Verzögerung die Bauplanung für das Glasfasernetz durchgeführt werden, um eine zügige Realisierung bewerkstelligen zu können. Es empfiehlt sich zudem, eine Bauvermarktung zu organisieren, da durch diese in der Praxis erfolgreich die letzten unschlüssigen Kunden gewonnen werden können, „wenn die Bagger in der Straße sind“.
Eine Vorvermarktung ist somit ein wichtiges Instrument, um beim eigenwirtschaftlichen Glasfaserausbau das Risiko zu verringern. Jedoch bedarf sie einer gründlichen Vorbereitung inklusive einer Clusteranalyse mit entsprechenden Business-Case-Betrachtungen sowie einer durchdachten Marketing- und Vertriebsstrategie, um erfolgreich zu sein. Letztendlich muss der Vertrieb die Kunden überzeugen, einen Produktvertrag abzuschließen. Somit steht und fällt die Vorvermarktung mit einem guten Vertrieb.

„Ausschlaggebend für die Auswahl von DICLINA war am Ende, dass wir mit diesem Werkzeug den direkten Durchgriff auf die Technik bekommen, ohne dass Zusatzlösungen notwendig sind – etwa auf die Provisionierung der FRITZ!Box oder MSANs. Auf diese Weise haben wir ein einheitliches System für den Vertrieb, die Technik und den Kundenservice. Und alle sehen dasselbe Bild“, fasst Kristian Kronenwetter, Abteilungsleiter Technische Services bei den Stadtwerken Pforzheim, zusammen. Bis zum 1. Mai 2022 soll das neue System in Betrieb genommen werden. Dazu gehört künftig auch die automatisierte Abwicklung der gesamten Bestellstrecke über ein Kundenportal, das von der Digital-Agentur Junge Haie entwickelt und über eine Schnittstelle direkt an DICLINA angebunden wurde.

Neben DICLINA setzen die Stadtwerke Pforzheim seit Anfang 2021 aber auch auf das Breitband Know-how von tktVivax. So unterstützten die Berater der Tochter Vivax Consulting die Stadtwerke und begleiteten die Vorbereitung des Netzausbaus aktiv mit. So übernahmen sie beispielsweise die Erstellung der Machbarkeitsstudie sowie der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Präsentation vor den Gremien. In den kommenden Monaten wird Vivax Consulting auch die Umsetzung des Projektes begleiten. „Wir setzen die Zusammenarbeit gerne fort, denn diese hat bislang ausgesprochen gut funktioniert. Nicht nur fachlich, auch was die Ressourcen angeht. Denn auch wenn manchmal ‚die Hütte gebrannt hat‘, stand das Team schnell und bei Bedarf in erhöhter Kopfzahl zur Verfügung“, berichtet Kristian Kronenwetter. 

Mit ihrem ganzheitlichen Ansatz ist die tktVivax Group einer der ganz wenigen Dienstleister, der tatsächlich einen Full-Service für alle Facetten des Breitbandausbaus anbietet. Das Spektrum reicht von der Analyse, Strategiefindung und Fördermittelberatung über die Neu- und Umgestaltung von Prozessen und Organisationen in allen Bereichen der Versorgungswirtschaft bis hin zur Planungs- und Umsetzungsbegleitung von Glasfaser- und 5G-Infrastrukturen. Auch der Vertrieb von Breitband-Produkten wird abgedeckt. Hierzu präsentiert das Gruppen-Unternehmen cogento auf dem Stand von tktVivax Lösungen vom externen Door2Door-Vertrieb bis zu Schulung der unternehmenseigenen Vertriebsmitarbeiter für die speziellen Anforderungen in diesem Bereich.

Ihre Mitarbeitenden sind Ihre wertvollste Ressource. Denken diese, dass ihre Jobs in Gefahr sind oder wieder mal „umstrukturiert“ werden soll, ohne dass sich wirklich etwas ändert, steigt das Misstrauen und die Motivation sinkt.  

Der Einstieg in ein ganzheitliches Prozess- und Changemanagement sollte eine Prozessanalyse sein. Sie wird allerdings häufig missverstanden als alleinige ProzessKOSTEN-Analyse und somit als Mittel zum weiteren Einsparen von Kosten und somit Stellen. Selbstverständlich sollten Sie die Prozesskosten und -kapazitäten analysieren, doch geht es hier um sehr viel mehr: Sie sollten Transparenz schaffen, um Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten, damit auch Ihre Mitarbeitenden wieder Freude an der Arbeit haben und nicht ständig überlastet sind.  Unser Tipp ist es daher: Informieren Sie die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von vornherein über das Projekt und dessen Ziel(e)! Hierbei empfiehlt es sich, den Betriebsrat von Schritt Eins an zu involvieren. Erst wenn die Mitarbeitenden verstehen, worum es geht und sich als Teil des Projektes fühlen, wollen sie die Veränderung.  

Mit Vivax Analytics ProCo beispielsweise gibt jeder Mitarbeitende sehr einfach und schnell seine Aufgaben ein. Das Tool liefert bereits anhand einer guten Strukturierung mehr als 7.000 Aufgaben eines typischen Versorgungsunternehmens (in der Regel benötigt er/sie 1-3 Stunden für die Eingaben). Bei der Eingabe bewertet der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Durchführbarkeit jeder einzelnen Tätigkeit. Damit geben Sie den Mitarbeitenden die Chance, die Probleme und Herausforderungen ihrer täglichen Arbeit mitzuteilen. Auch bei der IST-Prozess-Aufnahme und Sollprozess-Entwicklung sollten Sie die Mitarbeitenden einbinden, die diese Aufgaben tagtäglich machen. Wir setzen bei Prozessoptimierungen auf interaktiv gestaltete Vor-Ort-Workshops mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Bottomup). Zudem profitieren Sie stets von Beratern, die erfahren sind und wissen, welche Aufgaben in den Prozessen anfallen. So können wir auch den Blick von außen, mit Erfahrungen aus anderen Unternehmen und gegebenenfalls anderen IT-Systemen einfließen lassen. Und glauben Sie mir: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei dem gesamten Projekt mit einbeziehen, sind sie es, die die Veränderungen am schnellsten umgesetzt haben wollen! 

Viele Beratungshäuser starten eine Prozessanalyse mit unzähligen Interviews mit den Mitarbeitenden. Natürlich ist das grundsätzlich eine sehr gute Idee und sollte wie oben beschrieben auf jeden Fall getan werden. Doch werden hier meist aus Kostengründen Berufseinsteiger eingesetzt, die das Geschäft und die Aufgaben im Unternehmen gar nicht richtig verstehen und beurteilen können. Außerdem ist es für jede Person schwierig, auf Anhieb zu sagen, wie viele Stunden die Woche sie mit welchen Aufgaben verbringt. Oder könnten Sie ad hoc sagen, wie viele Stunden Sie mit der E-Mail-Bearbeitung oder Terminkoordination verbringen? Zudem werden die Interviews von verschiedenen Personen durchgeführt, so dass Sie am Ende eine ganze Menge an Daten haben, die subjektiv sind und kaum miteinander kombiniert und ausgewertet werden können.  

Die Stoppuhr-Taktik oder direkte Beobachtung der Mitarbeitenden bei der Aufgabenbewältigung können in Einzelfällen hilfreich sein. In der Produktion ist es sogar sehr wichtig, zu wissen, wie lange jeder Prozessschritt dauert. Doch in vielen anderen Bereichen ist es sehr schwierig zu sagen, wie lange die Bearbeitungszeit z.B. bei einer Beschwerde dauert. Beim Messen einzelner Fälle könnten es zwei Minuten oder auch drei Stunden sein. Alle Mitarbeitenden bei der Arbeit zu beobachten, ist sehr aufwendig und daher wenig sinnvoll. Wenn in der Prozessanalyse allerdings an einzelnen Stellen festgestellt wird, dass Prozessschritte „zu lange“ dauern oder Mitarbeitende diese unterschiedlich abarbeiten, ist es hilfreich, sich von ihnen zeigen zu lassen, was sie eigentlich genau machen. Nur so kann sinnvoll optimiert werden! 

Wie das mit ProCo gelingt, haben ich Ihnen bereits oben kurz erläutert. Erst wenn Sie durch die schnell und einfach durchgeführte Analyse Schwachstellen herausgefunden haben, können Sie durch IST-Prozessaufnahmen und gezielte Befragungen die Problematiken und Optimierungspotenziale weiter erforschen. Und hier bewährt es sich, erfahrene Personen bei der Prozessanalyse und -optimierung einzusetzen, die die Problematiken und Herausforderungen in den einzelnen Prozessen kennen und Lösungen parat haben!  

Eine Prozessmanagerin bringt maximal frischen Wind in Ihr Unternehmen, aber noch lange nicht die Optimierung, die Sie eigentlich benötigen. Eine Prozessoptimierung ist eine Mammutaufgabe. Einen Mitarbeiter dafür freizustellen, ist ein richtiger Schritt. Doch kann diese Person das nicht ohne Unterstützung umsetzen. Allein schon der Beginn einer Prozessoptimierung – die Prozessanalyse – ist sehr komplex und aufwendig. Kaum ein Unternehmen hat die Transparenz über alle Prozesse, Aufgaben und Kosten. So haben wir für ein in der Versorgungsbranche tätiges Unternehmen über 7.000 Aufgaben und über 600 Prozesse identifiziert. Einfach jemanden zur Seite stellen und sagen, „Mach mal!“, ist nicht nur unfair, sondern der Sache nicht dienlich. Die benötigten Kennzahlen (Personal- und Sachkosten für alle Prozesse) gibt es im Unternehmen meist nicht und diese zu ermitteln, ist schwierig und langwierig. ProCo kann hier mit der Personalkostenzuordnung auf Prozesse einfach Abhilfe schaffen. Die Sachkosten können durch ProCo ebenfalls aus dem Buchhaltungs-System integriert werden und durch wenige Klicks auf die über 600 Prozesse zugeordnet werden. Somit haben Sie unkompliziert und zeitnah eine gute Datengrundlage. Die ausführlichen Auswertungsmöglichkeiten zeigen Ihnen dann schnell, wo der „Schuh am meisten drückt“. Ihrer gezielten Prozessoptimierung steht dann nichts mehr im Weg. Aber auch dies einem internen Prozessmanager und den beteiligten Abteilungsleitungen zu überlassen, ist nicht die beste Idee. Zum einen ist eine Prozessoptimierung aufwendig, vor allem, wenn viele Prozesse zeitgleich angegangen werden sollen. Zum anderen sind interne Mitarbeitende nicht objektiv und entwickeln meist einen „Tunnelblick“. Die Fachabteilungen haben zudem das Problem, dass sie in eine Art „Verteidigungshaltung“ fallen. Denn sie leben die Prozesse schon jahrelang so und es ist nur natürlich, dass sie sich dafür rechtfertigen wollen, warum diese Schritte so gemacht werden.

Eine externe Unterstützung bringt Ihnen viele Vorteile: 

▪    Erfahrung und Branchenkenntnis 
▪    Blick von außen auf das Unternehmen 
▪    Unabhängigkeit von unternehmensinternen Verflechtungen 
▪    Vorhandensein von Vorlagen, Werkzeugen und Wissen 
▪    Arbeitserleichterung und freie Ressourcen 

Hier sind die Anforderung an eine Prozessmanagerin zusammengefasst: 
 

Es gibt eine ganz klare Voraussetzung: Der operative Betrieb muss reibungsfrei weitergehen, und die Kunden und Kundinnen dürfen keinen Nachteil durch eine laufende Prozessoptimierung erhalten! Das bedeutet: Nicht zu viel auf einmal. Wir erleben es oft, dass Unternehmen eine Prozessanalyse beginnen, das komplette ERP, CRM und weitere IT-Systeme austauschen, diverse andere Projekte am Laufen sind und dabei noch eine Mitarbeiterfluktuation die Situation perfekt macht. Da ist ein anständiges Service Level kaum noch möglich, zudem sind die Mitarbeitenden durch Überforderung demotiviert. Entwickeln Sie daher eine Roadmap, wann Sie welche Projekte durchführen wollen, und hören Sie auf die Erfahrung von Fachexperten, die solche Veränderungen bereits mit begleitet haben. Wir wollen damit nicht sagen, dass nicht mehrere Projekte gleichzeitig stattfinden können, diese müssen aber gut koordiniert und geplant werden, damit weder die Kunden, noch die Mitarbeitenden darunter leiden und die Projekte erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen werden können.  

Im Prozessmanagement gibt es auch den Begriff des „Prozess-Reengineering“. Das ist eine 
Methode, bei der keine kontinuierliche Prozessverbesserung (auch unter KVP Kontinuierlicher Verbesserungsprozess bekannt) oder eine Prozessoptimierung, sondern eine komplette Reorganisation der Prozess- und Organisationsstruktur in einem Unternehmen erfolgt. Es werden quasi von einer „grünen Wiese“ aus, ohne die Berücksichtigung der IST-Prozesse, Sollprozesse entwickelt und umgesetzt. Diese radikale Variante muss stets von „ganz oben“ im Unternehmen unterstützt werden und sollte nur mit Hilfe von erfahrenen Prozess- und Changemanagement-Beratern erfolgen, damit Ihre Mitarbeitenden nicht auf der Strecke bleiben. Hier ist es besonders wichtig, jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin mitzunehmen! Zugegeben, dieses durchaus riskante Vorgehen wird nur sehr selten eingesetzt, da die Verflechtungen und Abhängigkeiten in Unternehmen meist sehr komplex sind und die Methode schwierig umzusetzen ist.  

Und zwar schnell! Die Prozessanalyse ist nur die erste Phase. Nachdem Sie sich einen Überblick über die IST-Situation im Unternehmen verschafft haben und nun wissen, „wo der Schuh drückt“, sollten Sie weitermachen, aber schnell! Die Mitarbeitenden haben fleißig und ehrlich angegeben, was sie wie machen, nun sollte ihren Problemen auch Gehör verschafft werden. Häufig kommen wir in Unternehmen, in denen die Mitarbeiter schon „beratermüde“ geworden sind, schon X Mal haben sie den Beraterinnen alles erzählt, und geändert hat sich ja doch nichts (außer, dass das Organigramm mal wieder umgeschmissen wurde, den neuen Funktionen aber nicht mitgeteilt wurde, welche Aufgaben sie nun haben).  Die Prozessanalyse muss weitergehen: Eine ganzheitliche Prozesslandkarte mit den herausgefundenen Priorisierungen erstellen, Arbeitsgruppen bilden und in Workshops die IST-Prozesse detailgenau mit allen Stärken und Schwächen aufnehmen (Bottom-up mit den Mitarbeitenden gemeinsam!). Diese genau analysieren und letztendlich die Sollprozesse ebenfalls in Workshops mit den Mitarbeitenden entwickeln (nicht im „dunklen Keller“ von den Beratern allein ausgetüftelt). Und dann muss die Umsetzung so schnell wie möglich geschehen. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wollen die Veränderung. Da ist die Führungsriege gefragt, die Bedingungen zu schaffen, um einer Implementierungsphase so wenig Steine wie möglich in den Weg zu legen. Erstellen Sie ein Umsetzungskonzept, schnüren Sie Arbeitspakete und Projektgruppen und legen Sie los! 
 
Außerdem empfehlen wir, ein dauerhaftes Prozessmanagement  zu integrieren, um eine regelmäßige     Wiederholung der Prozessanalyse  vorzunehmen.  
 
Was passiert mit einem Wanderweg, der nicht gepflegt wird? Nach kürzester Zeit ist er mit Sträuchern überwuchert und umgekippte Bäume versperren den Weg. So läuft es auch mit den Prozessen, wenn man sich nicht um sie „kümmert“. Workarounds werden gebildet, Personal wechselt und sehr schnell ist der aufwendig entwickelte und umgesetzte Sollprozess nicht mehr der gelebte Prozess und die Ineffizienzen verselbstständigen sich wieder. Definieren Sie Prozessverantwortliche und implementieren Sie ein Prozessmanagement, die sich für die Einhaltung der Prozesse und für die Fortentwicklung dieser einsetzen. Denn auch externe Einflussfaktoren (z.B. neue rechtliche Bedingungen) führen dazu, dass die Prozesse angepasst werden müssen. Eine regelmäßige ganzheitliche Prozessanalyse z.B. mit ProCo sichert Ihnen, dass Sie Abweichungen von den Prozessen und Ineffizienzen frühzeitig erkennen, ohne dass ein größerer „Schaden“ entsteht. Rechtzeitig angestoßene Prozessoptimierungen runden mit der Einbindung von externer Erfahrung runden ein gutes Prozessmanagement ab. 
In ihrem langjährigen Bestehen hat die Vivax Consulting GmbH diverse Prozessanalyse- und Prozessoptimierungsprojekte begleitet. Hauptsächlich führen wir Prozessberatungen in Versorgungsunternehmen, bei Telekommunikationsanbietern oder im kommunalen Umfeld durch. Wir begleiten dabei sehr unterschiedliche Projekte. Ob eine ganzheitliche Prozessanalyse mithilfe unseres Tools ProCo oder die Sollprozess-Entwicklung für ein neues Geschäftsfeld – die Anforderungen können in jedem Projekt ganz verschieden sein. Unsere Prozessberater und Prozessberaterinnen werden regelmäßig geschult in den neuesten Methoden im Prozessmanagement, neuen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, gesetzliche Neuerungen in den Fachgebieten, Moderationstechniken sowie Methoden und Vorgehensweisen im Changemanagement. 
 
Die Vivax Consulting GmbH ist ein Gruppenunternehmen der tktVivax Group. So sichern wir mit unserem Teil das große Ganze. Die Vision der tktVivax Group ist es, die ganzheitliche Palette im Geschäftsfeld Digitalisierung abzubilden und unseren Kunden zur Verfügung stellen zu können.