Jannis Fieml, der 2019 nach einer Fachinformatiker-Ausbildung und einem Informatikstudium seine Karriere bei Vivax Solution gestartet hatte, ist künftig für alle drei Produktlinien von Vivax Solution zuständig. Dazu gehören DICLINA, das Managementsystem für Breitbandkunden und -netze, das Breitband-Cockpit für die Überwachung laufender Glasfaserprojekte sowie Vivax Analytics ProCo, ein Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, die volle Transparenz über ihre Prozesse und alle damit verbundenen Kosten und Aufwände zu bekommen. 

Neben diesen Software-Produkten wickelt Vivax Solution auch alle dazugehörigen Prozesse für Kunden im Breitbandumfeld ab. Dauerhaft oder befristet übernimmt das Unternehmen dabei den kompletten ISP-Betrieb oder unterstützt bei Teilprozessen vom Kundenmanagement über die Abrechnung oder die Hotline bis hin zum Logistikmanagement. Darüber hinaus bietet Vivax Solution gezielte Ausbildungsprogramme für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Telekommunikationsnetze eigenständig betreiben wollen.

Der erste Spatenstich erfolgte in den vergangenen Wochen zudem in den ersten neun Städten und Gemeinden, unter anderem in Nordheim. Bis zum Herbst werden zehn weitere folgen. Anfang 2023 sollen so die ersten Kommunen vollständig mit Highspeed-Internet versorgt sein. „Als Gigabitkompetenzzentrum stehen wir den Kommunen mit Rat und Tat zur Seite und versuchen so viele Themen wie möglich zu standardisieren und zu bündeln. Dies spart Ressourcen und ermöglicht ein einheitliches Vorgehen", so Dirk Fieml, Geschäftsführer der tktVivax GmbH und Leiter des Gigabitkompetenzzentrums.

Dr. Andreas Schumm, Geschäftsführer der Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken und verantwortlich für das Gigabitkompetenzzentrum hierzu: „Da wir nach dem Start der Zusammenarbeit schnell erste Ergebnisse liefern wollten, liefen viele Planungsprozesse und Aktivitäten parallel ab. Diese Dynamik wird von allen unseren Partnern unterstützt. So können wir auf ein äußerst erfolgreiches erstes Projektjahr zurückblicken und mit Schwung die Vorhaben der nächsten Jahre angehen."

Der Glasfaserausbau in der Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken schreitet damit zügig voran, wovon Haushalte wie Unternehmen direkt profitieren. Als entscheidender Standortfaktor trägt die Abdeckung mit Breitband-Internet unmittelbar zu deren Attraktivität und Zukunftsfähigkeit bei. Dirk Fieml: „Im ersten Jahr konnten wir mit dem Gigabitkompetenzzentrum schon viele der gesetzten Ziele erreichen. Das zeigt, dass die Zusammenarbeit zwischen der Wirtschaftsregion, uns und den anderen Partner funktioniert und den Glasfaserausbau deutlich beschleunigt."

Auf dem Bild v.l.n.r.: Wolfram Thielen (Geschäftsführer Operations und Strategische Projekte der Deutschen GigaNetz GmbH), Soeren Wendler (Geschäftsführer Marketing und Vertrieb der Deutschen GigaNetz GmbH), Harry Mergel (Oberbürgermeister Stadt Heilbronn), Dr. Andreas Schumm (Geschäftsführer Wirtschaftsregion Heilbronn-Franken), Dirk Fieml (Geschäftsführer tktVivax GmbH)

„Ausschlaggebend für die Auswahl von DICLINA war am Ende, dass wir mit diesem Werkzeug den direkten Durchgriff auf die Technik bekommen, ohne dass Zusatzlösungen notwendig sind – etwa auf die Provisionierung der FRITZ!Box oder MSANs. Auf diese Weise haben wir ein einheitliches System für den Vertrieb, die Technik und den Kundenservice. Und alle sehen dasselbe Bild“, fasst Kristian Kronenwetter, Abteilungsleiter Technische Services bei den Stadtwerken Pforzheim, zusammen. Bis zum 1. Mai 2022 soll das neue System in Betrieb genommen werden. Dazu gehört künftig auch die automatisierte Abwicklung der gesamten Bestellstrecke über ein Kundenportal, das von der Digital-Agentur Junge Haie entwickelt und über eine Schnittstelle direkt an DICLINA angebunden wurde.

Neben DICLINA setzen die Stadtwerke Pforzheim seit Anfang 2021 aber auch auf das Breitband Know-how von tktVivax. So unterstützten die Berater der Tochter Vivax Consulting die Stadtwerke und begleiteten die Vorbereitung des Netzausbaus aktiv mit. So übernahmen sie beispielsweise die Erstellung der Machbarkeitsstudie sowie der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Präsentation vor den Gremien. In den kommenden Monaten wird Vivax Consulting auch die Umsetzung des Projektes begleiten. „Wir setzen die Zusammenarbeit gerne fort, denn diese hat bislang ausgesprochen gut funktioniert. Nicht nur fachlich, auch was die Ressourcen angeht. Denn auch wenn manchmal ‚die Hütte gebrannt hat‘, stand das Team schnell und bei Bedarf in erhöhter Kopfzahl zur Verfügung“, berichtet Kristian Kronenwetter. 

Mit ihrem ganzheitlichen Ansatz ist die tktVivax Group einer der ganz wenigen Dienstleister, der tatsächlich einen Full-Service für alle Facetten des Breitbandausbaus anbietet. Das Spektrum reicht von der Analyse, Strategiefindung und Fördermittelberatung über die Neu- und Umgestaltung von Prozessen und Organisationen in allen Bereichen der Versorgungswirtschaft bis hin zur Planungs- und Umsetzungsbegleitung von Glasfaser- und 5G-Infrastrukturen. Auch der Vertrieb von Breitband-Produkten wird abgedeckt. Hierzu präsentiert das Gruppen-Unternehmen cogento auf dem Stand von tktVivax Lösungen vom externen Door2Door-Vertrieb bis zu Schulung der unternehmenseigenen Vertriebsmitarbeiter für die speziellen Anforderungen in diesem Bereich.

Ihre Mitarbeitenden sind Ihre wertvollste Ressource. Denken diese, dass ihre Jobs in Gefahr sind oder wieder mal „umstrukturiert“ werden soll, ohne dass sich wirklich etwas ändert, steigt das Misstrauen und die Motivation sinkt.  

Der Einstieg in ein ganzheitliches Prozess- und Changemanagement sollte eine Prozessanalyse sein. Sie wird allerdings häufig missverstanden als alleinige ProzessKOSTEN-Analyse und somit als Mittel zum weiteren Einsparen von Kosten und somit Stellen. Selbstverständlich sollten Sie die Prozesskosten und -kapazitäten analysieren, doch geht es hier um sehr viel mehr: Sie sollten Transparenz schaffen, um Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten, damit auch Ihre Mitarbeitenden wieder Freude an der Arbeit haben und nicht ständig überlastet sind.  Unser Tipp ist es daher: Informieren Sie die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von vornherein über das Projekt und dessen Ziel(e)! Hierbei empfiehlt es sich, den Betriebsrat von Schritt Eins an zu involvieren. Erst wenn die Mitarbeitenden verstehen, worum es geht und sich als Teil des Projektes fühlen, wollen sie die Veränderung.  

Mit Vivax Analytics ProCo beispielsweise gibt jeder Mitarbeitende sehr einfach und schnell seine Aufgaben ein. Das Tool liefert bereits anhand einer guten Strukturierung mehr als 7.000 Aufgaben eines typischen Versorgungsunternehmens (in der Regel benötigt er/sie 1-3 Stunden für die Eingaben). Bei der Eingabe bewertet der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Durchführbarkeit jeder einzelnen Tätigkeit. Damit geben Sie den Mitarbeitenden die Chance, die Probleme und Herausforderungen ihrer täglichen Arbeit mitzuteilen. Auch bei der IST-Prozess-Aufnahme und Sollprozess-Entwicklung sollten Sie die Mitarbeitenden einbinden, die diese Aufgaben tagtäglich machen. Wir setzen bei Prozessoptimierungen auf interaktiv gestaltete Vor-Ort-Workshops mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Bottomup). Zudem profitieren Sie stets von Beratern, die erfahren sind und wissen, welche Aufgaben in den Prozessen anfallen. So können wir auch den Blick von außen, mit Erfahrungen aus anderen Unternehmen und gegebenenfalls anderen IT-Systemen einfließen lassen. Und glauben Sie mir: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei dem gesamten Projekt mit einbeziehen, sind sie es, die die Veränderungen am schnellsten umgesetzt haben wollen! 

Viele Beratungshäuser starten eine Prozessanalyse mit unzähligen Interviews mit den Mitarbeitenden. Natürlich ist das grundsätzlich eine sehr gute Idee und sollte wie oben beschrieben auf jeden Fall getan werden. Doch werden hier meist aus Kostengründen Berufseinsteiger eingesetzt, die das Geschäft und die Aufgaben im Unternehmen gar nicht richtig verstehen und beurteilen können. Außerdem ist es für jede Person schwierig, auf Anhieb zu sagen, wie viele Stunden die Woche sie mit welchen Aufgaben verbringt. Oder könnten Sie ad hoc sagen, wie viele Stunden Sie mit der E-Mail-Bearbeitung oder Terminkoordination verbringen? Zudem werden die Interviews von verschiedenen Personen durchgeführt, so dass Sie am Ende eine ganze Menge an Daten haben, die subjektiv sind und kaum miteinander kombiniert und ausgewertet werden können.  

Die Stoppuhr-Taktik oder direkte Beobachtung der Mitarbeitenden bei der Aufgabenbewältigung können in Einzelfällen hilfreich sein. In der Produktion ist es sogar sehr wichtig, zu wissen, wie lange jeder Prozessschritt dauert. Doch in vielen anderen Bereichen ist es sehr schwierig zu sagen, wie lange die Bearbeitungszeit z.B. bei einer Beschwerde dauert. Beim Messen einzelner Fälle könnten es zwei Minuten oder auch drei Stunden sein. Alle Mitarbeitenden bei der Arbeit zu beobachten, ist sehr aufwendig und daher wenig sinnvoll. Wenn in der Prozessanalyse allerdings an einzelnen Stellen festgestellt wird, dass Prozessschritte „zu lange“ dauern oder Mitarbeitende diese unterschiedlich abarbeiten, ist es hilfreich, sich von ihnen zeigen zu lassen, was sie eigentlich genau machen. Nur so kann sinnvoll optimiert werden! 

Wie das mit ProCo gelingt, haben ich Ihnen bereits oben kurz erläutert. Erst wenn Sie durch die schnell und einfach durchgeführte Analyse Schwachstellen herausgefunden haben, können Sie durch IST-Prozessaufnahmen und gezielte Befragungen die Problematiken und Optimierungspotenziale weiter erforschen. Und hier bewährt es sich, erfahrene Personen bei der Prozessanalyse und -optimierung einzusetzen, die die Problematiken und Herausforderungen in den einzelnen Prozessen kennen und Lösungen parat haben!  

Eine Prozessmanagerin bringt maximal frischen Wind in Ihr Unternehmen, aber noch lange nicht die Optimierung, die Sie eigentlich benötigen. Eine Prozessoptimierung ist eine Mammutaufgabe. Einen Mitarbeiter dafür freizustellen, ist ein richtiger Schritt. Doch kann diese Person das nicht ohne Unterstützung umsetzen. Allein schon der Beginn einer Prozessoptimierung – die Prozessanalyse – ist sehr komplex und aufwendig. Kaum ein Unternehmen hat die Transparenz über alle Prozesse, Aufgaben und Kosten. So haben wir für ein in der Versorgungsbranche tätiges Unternehmen über 7.000 Aufgaben und über 600 Prozesse identifiziert. Einfach jemanden zur Seite stellen und sagen, „Mach mal!“, ist nicht nur unfair, sondern der Sache nicht dienlich. Die benötigten Kennzahlen (Personal- und Sachkosten für alle Prozesse) gibt es im Unternehmen meist nicht und diese zu ermitteln, ist schwierig und langwierig. ProCo kann hier mit der Personalkostenzuordnung auf Prozesse einfach Abhilfe schaffen. Die Sachkosten können durch ProCo ebenfalls aus dem Buchhaltungs-System integriert werden und durch wenige Klicks auf die über 600 Prozesse zugeordnet werden. Somit haben Sie unkompliziert und zeitnah eine gute Datengrundlage. Die ausführlichen Auswertungsmöglichkeiten zeigen Ihnen dann schnell, wo der „Schuh am meisten drückt“. Ihrer gezielten Prozessoptimierung steht dann nichts mehr im Weg. Aber auch dies einem internen Prozessmanager und den beteiligten Abteilungsleitungen zu überlassen, ist nicht die beste Idee. Zum einen ist eine Prozessoptimierung aufwendig, vor allem, wenn viele Prozesse zeitgleich angegangen werden sollen. Zum anderen sind interne Mitarbeitende nicht objektiv und entwickeln meist einen „Tunnelblick“. Die Fachabteilungen haben zudem das Problem, dass sie in eine Art „Verteidigungshaltung“ fallen. Denn sie leben die Prozesse schon jahrelang so und es ist nur natürlich, dass sie sich dafür rechtfertigen wollen, warum diese Schritte so gemacht werden.

Eine externe Unterstützung bringt Ihnen viele Vorteile: 

▪    Erfahrung und Branchenkenntnis 
▪    Blick von außen auf das Unternehmen 
▪    Unabhängigkeit von unternehmensinternen Verflechtungen 
▪    Vorhandensein von Vorlagen, Werkzeugen und Wissen 
▪    Arbeitserleichterung und freie Ressourcen 

Hier sind die Anforderung an eine Prozessmanagerin zusammengefasst: 
 

Es gibt eine ganz klare Voraussetzung: Der operative Betrieb muss reibungsfrei weitergehen, und die Kunden und Kundinnen dürfen keinen Nachteil durch eine laufende Prozessoptimierung erhalten! Das bedeutet: Nicht zu viel auf einmal. Wir erleben es oft, dass Unternehmen eine Prozessanalyse beginnen, das komplette ERP, CRM und weitere IT-Systeme austauschen, diverse andere Projekte am Laufen sind und dabei noch eine Mitarbeiterfluktuation die Situation perfekt macht. Da ist ein anständiges Service Level kaum noch möglich, zudem sind die Mitarbeitenden durch Überforderung demotiviert. Entwickeln Sie daher eine Roadmap, wann Sie welche Projekte durchführen wollen, und hören Sie auf die Erfahrung von Fachexperten, die solche Veränderungen bereits mit begleitet haben. Wir wollen damit nicht sagen, dass nicht mehrere Projekte gleichzeitig stattfinden können, diese müssen aber gut koordiniert und geplant werden, damit weder die Kunden, noch die Mitarbeitenden darunter leiden und die Projekte erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen werden können.  

Im Prozessmanagement gibt es auch den Begriff des „Prozess-Reengineering“. Das ist eine 
Methode, bei der keine kontinuierliche Prozessverbesserung (auch unter KVP Kontinuierlicher Verbesserungsprozess bekannt) oder eine Prozessoptimierung, sondern eine komplette Reorganisation der Prozess- und Organisationsstruktur in einem Unternehmen erfolgt. Es werden quasi von einer „grünen Wiese“ aus, ohne die Berücksichtigung der IST-Prozesse, Sollprozesse entwickelt und umgesetzt. Diese radikale Variante muss stets von „ganz oben“ im Unternehmen unterstützt werden und sollte nur mit Hilfe von erfahrenen Prozess- und Changemanagement-Beratern erfolgen, damit Ihre Mitarbeitenden nicht auf der Strecke bleiben. Hier ist es besonders wichtig, jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin mitzunehmen! Zugegeben, dieses durchaus riskante Vorgehen wird nur sehr selten eingesetzt, da die Verflechtungen und Abhängigkeiten in Unternehmen meist sehr komplex sind und die Methode schwierig umzusetzen ist.  

Und zwar schnell! Die Prozessanalyse ist nur die erste Phase. Nachdem Sie sich einen Überblick über die IST-Situation im Unternehmen verschafft haben und nun wissen, „wo der Schuh drückt“, sollten Sie weitermachen, aber schnell! Die Mitarbeitenden haben fleißig und ehrlich angegeben, was sie wie machen, nun sollte ihren Problemen auch Gehör verschafft werden. Häufig kommen wir in Unternehmen, in denen die Mitarbeiter schon „beratermüde“ geworden sind, schon X Mal haben sie den Beraterinnen alles erzählt, und geändert hat sich ja doch nichts (außer, dass das Organigramm mal wieder umgeschmissen wurde, den neuen Funktionen aber nicht mitgeteilt wurde, welche Aufgaben sie nun haben).  Die Prozessanalyse muss weitergehen: Eine ganzheitliche Prozesslandkarte mit den herausgefundenen Priorisierungen erstellen, Arbeitsgruppen bilden und in Workshops die IST-Prozesse detailgenau mit allen Stärken und Schwächen aufnehmen (Bottom-up mit den Mitarbeitenden gemeinsam!). Diese genau analysieren und letztendlich die Sollprozesse ebenfalls in Workshops mit den Mitarbeitenden entwickeln (nicht im „dunklen Keller“ von den Beratern allein ausgetüftelt). Und dann muss die Umsetzung so schnell wie möglich geschehen. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wollen die Veränderung. Da ist die Führungsriege gefragt, die Bedingungen zu schaffen, um einer Implementierungsphase so wenig Steine wie möglich in den Weg zu legen. Erstellen Sie ein Umsetzungskonzept, schnüren Sie Arbeitspakete und Projektgruppen und legen Sie los! 
 
Außerdem empfehlen wir, ein dauerhaftes Prozessmanagement  zu integrieren, um eine regelmäßige     Wiederholung der Prozessanalyse  vorzunehmen.  
 
Was passiert mit einem Wanderweg, der nicht gepflegt wird? Nach kürzester Zeit ist er mit Sträuchern überwuchert und umgekippte Bäume versperren den Weg. So läuft es auch mit den Prozessen, wenn man sich nicht um sie „kümmert“. Workarounds werden gebildet, Personal wechselt und sehr schnell ist der aufwendig entwickelte und umgesetzte Sollprozess nicht mehr der gelebte Prozess und die Ineffizienzen verselbstständigen sich wieder. Definieren Sie Prozessverantwortliche und implementieren Sie ein Prozessmanagement, die sich für die Einhaltung der Prozesse und für die Fortentwicklung dieser einsetzen. Denn auch externe Einflussfaktoren (z.B. neue rechtliche Bedingungen) führen dazu, dass die Prozesse angepasst werden müssen. Eine regelmäßige ganzheitliche Prozessanalyse z.B. mit ProCo sichert Ihnen, dass Sie Abweichungen von den Prozessen und Ineffizienzen frühzeitig erkennen, ohne dass ein größerer „Schaden“ entsteht. Rechtzeitig angestoßene Prozessoptimierungen runden mit der Einbindung von externer Erfahrung runden ein gutes Prozessmanagement ab. 
In ihrem langjährigen Bestehen hat die Vivax Consulting GmbH diverse Prozessanalyse- und Prozessoptimierungsprojekte begleitet. Hauptsächlich führen wir Prozessberatungen in Versorgungsunternehmen, bei Telekommunikationsanbietern oder im kommunalen Umfeld durch. Wir begleiten dabei sehr unterschiedliche Projekte. Ob eine ganzheitliche Prozessanalyse mithilfe unseres Tools ProCo oder die Sollprozess-Entwicklung für ein neues Geschäftsfeld – die Anforderungen können in jedem Projekt ganz verschieden sein. Unsere Prozessberater und Prozessberaterinnen werden regelmäßig geschult in den neuesten Methoden im Prozessmanagement, neuen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, gesetzliche Neuerungen in den Fachgebieten, Moderationstechniken sowie Methoden und Vorgehensweisen im Changemanagement. 
 
Die Vivax Consulting GmbH ist ein Gruppenunternehmen der tktVivax Group. So sichern wir mit unserem Teil das große Ganze. Die Vision der tktVivax Group ist es, die ganzheitliche Palette im Geschäftsfeld Digitalisierung abzubilden und unseren Kunden zur Verfügung stellen zu können. 

Als Lösungsanbieter hat es sich die Vivax Solution GmbH zu Aufgabe gemacht, Unternehmen bestmöglich im hart umkämpften Breitbandmarkt aufzustellen. Für die tktVivax-Tochter spielen hierbei entsprechend ausgebildete Mitarbeiter eine entscheidende Rolle: „Die Administration von Telekommunikationsnetzen erfordert sehr spezifische Kenntnisse – das kann nicht einfach jeder gelernte Netzwerkadministrator sofort übernehmen. Deswegen bieten wir jetzt ein gezielt gestaltetes Aus- und Weiterbildungsprogramm zum zertifizierten Aktivtechniker Telekommunikation", erläutert Sven Siebrands, Geschäftsführer der Vivax Solution. Dieses deckt ein breites Spektrum an Inhalten ab, die detailliert und praxisorientiert vermittelt werden.

Das Gelernte praktisch anwenden

Um die Teilnehmenden bestmöglich auf die eigenverantwortliche Installation, Steuerung und Wartung sämtlicher Aktivkomponenten eines Breitbandnetzes vorzubereiten, werden dementsprechend viele verschiedene Aspekte behandelt. Netzwerktopologien und verschiedene Übertragungstechnologien spielen hierbei eine ebenso wichtige Rolle wie die Funktionsweise von Routern und Switches oder die Grundlagen von Routing- und Switching-Protokollen wie OSPF und Spanning Tree. Neben grundsätzlichem Know-how zu IP-Netzen, werden den Programmteilnehmern auch telekommunikationsspezifische Systeme wie BRAS, ACS und MSAN anschaulich und mit einer aktiven Herangehensweise nähergebracht. Sven Siebrands hierzu: „Wichtig ist, die Aus- und Weiterbildung sehr praxisbezogen zu gestalten, mit einer spürbaren Hands-on-Mentalität. Deswegen wird das theoretische Wissen aus den Kursen konsequent mit praktischen Übungen und Laborversuchen ergänzt. Nur so kann man das Gelernte später auch zuverlässig anwenden."

Zudem planen tktVivax und die Berater von EY auch in weiteren Bereichen eine enge Zusammenarbeit. Hierzu fand bereits Anfang Dezember in Berlin ein Strategiemeeting statt, dessen Ergebnisse in den nächsten Wochen konkretisiert werden sollen. Ende Februar werden die beiden Partner die Inhalte der Zusammenarbeit auf dem Jahrestreffen des AK GAD in Berlin vorstellen. „Ob Telekommunikationsrecht, Gesellschaftsrecht, steuerliche Fragen bei Kooperationen oder regulatorische Themen: Für Versorgungsunternehmen und Telekommunikationsunternehmen wie für Kommunen türmen sich die Fragestellungen regelrecht auf, wenn sie sich auf dem Breitbandmarkt positionieren wollen. Im AK GAD bieten wir dazu konkrete Informationsangebote, etwa über Webinare, Seminare oder regelmäßige Newsletter", so Prof. Dr. Sven-Joachim Otto zu den Plänen. Neben der Betreuung des AK GAD werden tktVivax und EY Law im kommenden Jahr auch die gemeinsame Marktbearbeitung systematisch aufbauen. „Wir sind derzeit noch in teilweise sehr unterschiedlichen Kundengruppen unterwegs. Insofern profitieren wir auch hier von der Zusammenarbeit, indem EY Law und wir den gemeinsamen Zugang zu unseren Kunden finden.", ergänzt Dirk Fieml.

Mit ihrem ganzheitlichen Ansatz ist die tktVivax Group einer der ganz wenigen Dienstleister, der tatsächlich einen Full-Service für alle Facetten des Breitbandausbaus anbietet. Das Spektrum reicht von der Analyse, Strategiefindung und Fördermittelberatung über die Neu- und Umgestaltung von Prozessen und Organisationen in allen Bereichen der Versorgungswirtschaft bis hin zur Planungs- und Umsetzungsbegleitung von Glasfaser- und 5G-Infrastrukturen. Auch der Vertrieb von Breitband-Produkten wird abgedeckt. Hierzu präsentiert das Gruppen-Unternehmen cogento auf dem Stand von tktVivax Lösungen vom externen Door2Door-Vertrieb bis zu Schulung der unternehmenseigenen Vertriebsmitarbeiter für die speziellen Anforderungen in diesem Bereich.

Die vielfältigen Veränderungen wirken sich unmittelbar auf die Prozessorganisation aus. Die einzelnen neuen Prozesse werden dabei oftmals „provisorisch“ und mit wenig Aufwand organisiert. In der Folge kommen neue Prozesse hinzu, wachsen zu einem wackeligen Fundament zusammen und am Ende wird aus einem kleinen ineffizienten Provisorium schlimmstenfalls ein sehr Großes.

Das gilt aber nicht nur für die neuen Abläufe. Auch die Prozesse der Vergangenheit sind oftmals auf diese Art und Weise „historisch gewachsen“. Der Status Quo der internen Prozesse von Energieversorgern gestaltet sich daher oftmals etwas chaotisch und unstrukturiert: Aufgaben werden zum Teil doppelt oder dreifach erledigt, Systeme sind nicht ganzheitlich ausgerichtet, es gibt zu wenig Personalkapazität an wichtigen Stellen oder der Kunde hat mehrere Ansprechpartner für eine Dienstleistung im Unternehmen.

Um sich für die Zukunft effizient aufzustellen, sollten die Prozesse der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft in Einklang gebracht und ein harmonisches Ganzes geschaffen werden.

Mit konventionellen Vorgehensweisen gelingt das meist nicht. Unspezifische oder wenig qualifizierte Fragestellungen oder eine fehlende Mitarbeiterintegration und sind typische Fehler einer solchen Prozessanalyse. Stattdessen müssen Faktoren wie Qualität, Zeit, Kosten und Mitarbeiterzufriedenheit sorgfältig abgestimmt werden, damit am Ende ein effizienter Prozess herauskommt.

Dafür werden aber in erster Linie die Erfahrungen der Mitarbeiter benötigt. Denn nur die wissen genau, wann welcher Arbeitsschritt erledigt wird, wann er mit welcher Schnittstelle aus welchen Gründen korrespondiert, wo Probleme auftreten und was einfach gar nicht funktioniert. 

Die Softwarelösung Vivax Analytics ProCo geht deswegen einen ganz anderen Weg als konventionelle Ansätze. Hier erfasst der der Mitarbeiter selbst, wieviel Zeit und Aufwand für jeden Arbeitsschritt nötig sind – und das sehr intuitiv und unkompliziert. Durch die anschließende Verknüpfung verschiedener Determinanten wie Sach- und Personalkosten, Prozessen, Organisationseinheiten oder Sparten können im Anschluss sehr detaillierte und vor allem dynamische Analysen gefahren werden. Diese Analysen zeigen deutlich, an welchen Stellen im Unternehmen Handlungsbedarf existiert. Denn sie machen transparent, welche Organisationseinheiten mit welchen Aufgaben und welchen Kosten an den unterschiedlichen Prozessen beteiligt sind. 

Auf diese Weise wird eine Win-Win-Situation zwischen Unternehmen und Arbeitnehmern geschaffen. Ein kostenintensiver Prozess ist oftmals mühselig und zeitaufwendig. Wenn dies korrigiert wird, können die Prozesskosten deutlich verringert werden. Darüber hinaus erhalten die Mitarbeiter mehr Zeit, für die Umsetzung ihrer Aufgaben, die sich sonst nur auf dem Schreibtisch stapeln und die Psyche des Mitarbeiters belasten – mit den entsprechenden positiven Auswirkungen auf die Motivation und Einsatzbereitschaft.

Durch die Prozessanalyse mit ProCo gelingt es so auf eine sehr effiziente Art und Weise, Schwachstellen im Unternehmen zu identifizieren: Langfristig, präzise, schnell und effizient.

Schritt 1:  Integration der Kapazitäten in ProCo

In diesem Schritt werden alle Mitarbeiter durch eine einfache Erfassungsmöglichkeit ihrer Tätigkeiten und der damit verbunden Zeitaufwände in das Projekt eingebunden. Sie haben dabei auch die Möglichkeit, die jeweilige Durchführbarkeit der einzelnen Aufgaben zu bewerten. So ist gewährleistet, dass wirklich das aufgenommen wird, was tatsächlich im Unternehmen passiert. Die Grundlage dafür ist ein Prozessmodell, in dem bereits rund 700 versorgungstypische Geschäftsprozesse, 7.000 Tätigkeiten und über 100 verschiedene Kategorien (wie Strom, Gas, Telekommunikation oder Wasser) hinterlegt und miteinander verknüpft sind. 

Schritt 2: Integration der Sachkosten in ProCo 

Sachkosten wie Material, oder IT-Kosten können durch einen einfachen Import auf die Prozesse und Kategorien zu übertragen werden. 

Schritt 3: Dynamische Auswertungen identifizieren die Schwachstellen

Personalkosten, Sachkosten, Aufgaben, Prozesse, Kategorien, Durchführbarkeiten, Anmerkungen der Durchführbarkeiten, Organisationseinheiten, Mitarbeiteranzahl, Mitarbeiterstunden, Kostenarten, Mitarbeiterkapazitäten: All diese und noch weitere Determinanten können miteinander verknüpft und dynamisch ausgewertet werden. Dabei stellen wir bewährte Konzepte zur Verfügung.

Schritt 4: Kontinuierliche Optimierung durch kontinuierliche Analyse und Benchmark 

Jährlich abrufbare KPI’s der ermittelten Kennzahlen erlauben einen direkten Vergleich zu den vorherigen Jahren, sodass einer fortlaufenden Optimierung nichts im Wege steht. Außerdem können dank Kosten- und Benchmarktreiber über direkte und anonyme Benchmarks Vergleiche mit anderen Energieversorungsunternehmen umgesetzt werden.